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Assistanat de direction : un service clé au sein de l’entreprise

L’assistant(e) de direction tient un rôle crucial au sein de l’entreprise. Il/elle épaule le dirigeant de la structure dans la réalisation quotidienne de ces tâches administratives. La profession d’assistanat de direction regroupe plusieurs tâches spécifiques. Le poste exige des compétences particulières ainsi que des qualités personnelles bien définies. Suivre un cursus distinctif ou une formation assistante de direction sont nécessaires pour accéder à ce métier à hautes responsabilités.

Le rôle et les fonctions de l’assistant(e) de direction

Outre la réalisation de différentes administratives, l’assistant(e) de direction tient aussi le rôle d’interface entre le directeur et ses différents interlocuteurs au sein de l’entreprise et à l’extérieur.

Les missions d’assistanat de direction incluent notamment :

  • la gestion de la planification et de l’organisation,
  • le traitement du courrier,
  • la gestion des appels téléphoniques,
  • la rédaction et le classement du courrier,
  • le tri et l’archivage des documents, des dossiers,
  • la préparation et la planification des réunions
  • la rédaction du compte-rendu des réunions,
  • la communication : la transmission des informations en interne et en externe 
  • l’organisation des déplacements de son supérieur hiérarchique.

Le profil d’un bon assistant(e) de direction

En plus de ses connaissances et de ses compétences, l’assistant(e) de direction possède un profil personnel distinctif et des qualités particulières. Le poste est tenu par une personne attestant de:

  • un sens aiguisé de l’organisation,
  • une grande rigueur personnelle,
  • une maîtrise parfaite des outils de travail notamment les logiciels bureautiques, les outils de planification et de gestion du temps, des tâches et du suivi des actions et des projets,
  • des capacités rédactionnelles avérées,
  • une grande discrétion et le tact,
  • une forte capacité pour la présentation orale et écrite,
  • un caractère affirmé,
  • une force de proposition,
  • capacités d’accueil, de communication, de conciliation,
  • la maîtrise parfaite à l’oral et à l’écrit du Français et de l’Anglais. La connaissance d’autres langues étrangères constitue un réel atout dans le métier d’assistanat de direction,
  • une polyvalence accrue et une importante capacité d’adaptation.

Les cursus pour devenir assistant(e) de direction

Les compétences requises pour tenir le poste d’assistant(e) de direction peuvent être acquises à l’issu d’un parcours en Bac Pro Gestion et Administration, en Bac technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (STMG), suivi d’un stage professionnel au sein d’une entreprise, ou après un parcours en Bac +2 : BTS gestion PME et PMI, DUT GEA (Gestion des Entreprises et Administrations), DUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale). Le métier s’offre aussi aux sortants d’études en IAE en alternance, aux titulaires d’une licence en droit, en gestion comptable, en langues et toute autre spécialisation dans une filière administrative.

Suivre une formation professionnelle en assistanat de direction, à l’issu d’un cursus universitaire permet de soutenir les acquis et de développer les compétences pour optimiser les connaissances, l’efficacité. Ce type de programme d’apprentissage s’adresse aussi aux personnes qui occupent déjà le poste de secrétaire ou un poste administratif, qui souhaitent se spécialiser dans l’assistanat de direction ou qui sont assignées au poste d’assistant(e) de direction. L’apprenant doit avoir une bonne connaissance des principes de base de la profession d’assistance.

La formation assistant(e) de direction permet aux apprenants de développer leur esprit d’analyse et de synthèse, de maîtriser le fonctionnement général au sein de l’entreprise, de gagner en réactivité face à n’importe quelle situation et de répondre efficacement aux nombreux enjeux auxquels l’entreprise et la direction peuvent être confrontées au quotidien et au cours de l’évolution des activités professionnelles. L‘apprentissage en assistanat de direction vise aussi à soutenir les qualités personnelles de chaque apprenant.

À propos de l'auteur

Thomas

Fondateur de Mon-Waka et rédacteur en chef, en personne ! Ce blog propose des articles pratiques, conseils et actualités pour tous les jeunes actifs, sur des sujets majeurs à cette période de la vie, comme le logement, l'emploi ou la formation.